Gestión de Proyectos ¿moda o necesidad?

Abramos una ventana a herramientas probadas para gestionar proyectos

Una pregunta existencialista para cada Project Manager, por tanto, no podemos responderla a la ligera, primero debemos evaluar el contexto actual de las empresas al poner en marcha un nuevo emprendimiento, producto o servicio a brindar. Desde este punto de vista cualquier empresa en expansión o que continuamente busque como adaptarse, se verá envuelta en Proyectos.

Con estas características y tomando en cuenta que las empresas en entornos organizacionales cada vez más cambiantes dedicaran más horas-hombre a tareas que están dentro de un proyecto (ampliaciones, innovaciones, implementación de nuevas funcionalidades, desarrollo de nuevos productos, servicios personalizados, apertura de nuevos mercados, etc.), podemos decir que el promedio de empresas que se dedican a proyectos está en crecimiento.

Particularmente en Bolivia, el sector de la construcción y el de hidrocarburos ejecutan proyectos cada vez más grandes y más complejos, proyectos que involucran a cientos de personas.

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El Nudo Gordiano de los Proyectos

En el siglo cuarto a.C. en tierras Frigias se formo un nuevo rey, Gordio tenia por nombre y fue elegido mediante una señal que el oráculo de esa región había decretado para tales fines.

Éste, debido a su humilde condición previa, al ser elegido rey, dio como ofrenda a Sabazios (Zeus para los griegos) su única riqueza: una carreta y sus herramientas de labrador. Amarró la carreta al yugo en el altar con un nudo tan enmarañado y complejo que no era posible desatarlo.

Años más tarde, Alejandro Magno con el objetivo de conquistar el imperio Persa llegó a conquistar Frigia, por lo que pronto se vio ante el reto de desatar aquel nudo que tan famoso se había hecho. La solución que él pudo darle fue cortar el nudo en dos con el golpe de su espada. Esa noche hubo una tormenta de rayos, la que el tomó como una respuesta de Zeus estando de acuerdo con su solución.

Es probable que hayás escuchado el término nudo gordiano en el pasado, usado como metáfora para un problema irresoluble, pero difícilmente lo habrás escuchado aplicarlo específicamente en el contexto de un proyecto.

Pensalo un poco:

¿Cuál puede ser el nudo gordiano de los proyectos?

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Entre murallas croatas y empresas matriciales

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El año pasado tuve la oportunidad de viajar a Croacia, Montenegro y Serbia principalmente por mi asistencia a un congreso internacional de Dirección de proyectos del IPMA en Dubrovnik, en el cual tuve el honor de recibir a nombre del Grupo de analisis ISO 21500 un Premio como finalista en el premio Young Project Manager of the Year.

Este viaje me dejó muchas cosas increíbles, más de 3 docenas de amigos y muchas experiencias positivas.

De entre todas estas quiero rescatar mi visita a la ciudad antigua en Dubrovnik y me gustaría comparar esa construcción amurallada con una organización matricial.

Es muy común encontrar en empresas que desempeñan sus proyectos de manera matricial, estructuras rígidas, tal cual son las murallas, dentro del equipo del proyecto.

¿Cual tiene más peso, la tarea que asignó el gerente funcional o el Project Manager?

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Proyecto, luego existo: el enfoque ISO 21500

Estoy de retorno para escribir nuevamente, por respeto a ustedes les comento que tuve que ausentarme del Blog un tiempo debido a que estuve preparando unos temas a exponer, uno de ellos es este que les presento a continuación. La presentación mostrada está basada en un aspecto de mi vida en gestión de proyectos que me ha llevado a ganar un premio, (esto es tema para otro Post), La norma ISO 21500 es una nueva norma de Gestión de Proyectos que tiene la característica principal de ser el resultado de un acuerdo en el que quedaron países desarrolladores de las más prestigiosas normas de Gestión de Proyectos a nivel mundial. Este es un aspecto de la administración de proyectos con el que estoy involucrado profundamente y quiero compartirlo con ustedes.

Creo firmemente que esta norma es el punto de inicio que toda empresa sin una metodología de gestión de proyectos definida debería implementar. Empresas que en un momento dado se ven desbordadas por como los proyectos están siendo ejecutados y se dan cuenta que algo deben cambiar, son las que pueden dar el primer paso hacia el cambio hacia algo mucho más organizado y mantener sus proyectos en un entorno controlado. Sigue leyendo

La parábola de la rana hervida y la innovación en Project Management

Las personas escapan a los cambios impuestos autoritariamente

Peter Senge, en su libro La Quinta Disciplina incluye la parábola de la rana hervida para hablar de las 7 barreras del aprendizaje de las organizaciones, la cito a continuación:

Si ponemos una rana en una olla de agua hirviente, inmediatamente intenta salir. Pero si ponemos la rana en agua a la temperatura ambiente, y no la asustamos, se queda tranquila. Cuando la temperatura se eleva de 21 a 26 grados centígrados, la rana no hace nada, e incluso parece pasarlo bien. A medida que la temperatura aumenta, la rana está cada vez más aturdida, y finalmente no está en condiciones de salir de la olla. Aunque nada se lo impide, la rana se queda allí y hierve. ¿Por qué? Porque su aparato interno para detectar amenazas a la supervivencia está preparado para cambios repentinos en el medio ambiente, no para cambios lentos y graduales.

Tal vez para algunos resulte una historia algo cruel el hecho de hervir una rana, pero quiero usarlo para ejemplificar, a diferencia de Peter, lo que debe suceder para innovar las prácticas actuales de Dirección de Proyectos en nuestra organización.

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¿Qué es esto que voy a ejecutar? ¿hacia dónde voy?

Encrucijada

Es algo muy común el que se asigne un Project Manager a un proyecto una vez se ha pasado toda la etapa de formulación y diseño, con lo que en las primeras reuniones (o en muchas ocasiones hasta el final del proyecto) el PM no termina de entender porqué se ha dado esta necesidad de ejecutar el proyecto o incluso vayamos más allá, no llega a entender cuales son los requisitos del producto y solo sabe los requisitos del proyecto.

El viernes pasado tuve la oportunidad de participar de una charla que tocó el tema de la importancia  de la formulación y del diseño de un proyecto para poder ejecutarlo convenientemente.

Me hice la pregunta… ¿qué pasa con los proyectos mal formulados pero con un plan de proyecto bien elaborado?

La respuesta obvia fue: terminan fallando al final.

¿Por qué sucede esto?

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¿Puede ayudar un prototipo a mi proyecto?

Puede que algunos de ustedes no hayan visto la película Iron Man de la serie de películas de Marvel, pero la imagen de arriba muestra con suficiente claridad lo que vamos a conversar el día de hoy…. es un prototipo de traje-armadura para protección contra ataques.

En este caso el prototipo fue diseñado para escapar de un lugar con una fuerte guardia paramilitar, fue el producto de un proyecto para poder salvar su vida y luego se convierte en modelo para algo mucho más elaborado que cumpla otros nuevos requerimientos en base a la experiencia previa (la utilización del traje para salvarle la vida.

Según recordarán un proyecto puede entregar al final de su ejecución un producto, un servicio o un resultado único. Tomaremos el caso del producto para enmarcar un poco los ejemplos.

Para que un producto pueda ser de verdadera utilidad y/o plenamente funcional, es necesario que se recopilen convenientemente los requisitos del cliente que en realidad terminan siendo los requisitos del producto más importantes (hay otros requisitos técnicos inherentes al producto).

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