¿Qué es esto que voy a ejecutar? ¿hacia dónde voy?

Encrucijada

Es algo muy común el que se asigne un Project Manager a un proyecto una vez se ha pasado toda la etapa de formulación y diseño, con lo que en las primeras reuniones (o en muchas ocasiones hasta el final del proyecto) el PM no termina de entender porqué se ha dado esta necesidad de ejecutar el proyecto o incluso vayamos más allá, no llega a entender cuales son los requisitos del producto y solo sabe los requisitos del proyecto.

El viernes pasado tuve la oportunidad de participar de una charla que tocó el tema de la importancia  de la formulación y del diseño de un proyecto para poder ejecutarlo convenientemente.

Me hice la pregunta… ¿qué pasa con los proyectos mal formulados pero con un plan de proyecto bien elaborado?

La respuesta obvia fue: terminan fallando al final.

¿Por qué sucede esto?

Tomemos en cuenta que el proyecto cuenta con etapas para su desarrollo, desde la concepción de la idea de desarrollar un producto, servicio o resultado único primordialmente para cumplir con la planificación estratégica de la empresa, hasta el cierre de la última carpeta con lecciones aprendidas sobre el proyecto finalizado. Estas etapas vienen fuertemente separadas de la siguiente manera:

  1. La idealización: Es la etapa en la que el proyecto pasa de estar en la mente de los que conciben la necesidad del nuevo producto o servicio hacia el análisis de factibilidad del proyecto, evalúa la oportunidad de llevarlo adelante tomando en cuenta los impactos financieros que esto implicaría, dando como resultado el enunciado del trabajo y el caso de negocio.
  2. La ejecución: Se ha aprobado iniciar el proyecto y se tiene que llevar a cabo, por lo tanto se necesita plasmar en algún medio físico o virtual, que es lo que necesitaremos para llevarlo a cabo y como lo haremos. A pesar de tomar solo uno de los nombres de los 5 grupos de procesos para la Dirección de Proyectos, todos estos procesos se basan en dar un soporte adecuado a la ejecución de manera eficiente y efectiva, de forma sistemática y manteniendo el estado de avance de ejecución conocido, gestionando los cambios que surjan en el proceso de igual manera, es decir mantener un entorno controlado.

Muchos autores citan estas etapas de diferente manera, mencionando anteproyecto y proyecto, algunos otros proyecto y puesta en marcha y así sucesivamente. En la vida real necesitamos una manera más intuitiva de entender que son etapas diferenciadas y separadas.

Esta etapa de idealización se divide preferentemente en:

  • Diagnóstico: Se necesita saber el estado actual de la empresa para encarar el proyecto.
  • Diseño: Es en esta etapa en la que se desarrollan no solo los planos iniciales del producto, sino también todos los estudios de prefactibilidad, factibilidad, de mercado, planificación operativa, es en este punto en el que se decide que rumbo tomará el proyecto.
  • Planificación basada en objetivos: en esta etapa usando generalmente el Marco Lógico (ML) logramos un enfoque alternativo para el logro del objetivo superior (fin) de los interesados, dependiendo si es un organismo público o privado.

A pesar de que el ML fue pensado idealmente para un entorno de proyectos sociales, bien puede aplicarse para nuestros proyectos del sector privado.

Quiero concluir mencionando que el hecho de involucrar al PM desde el inicio de la concepción del proyecto ayudará a lograr resultados visiblemente más eficientes para la organización.

 

¿Alguna vez has tomado en cuenta estos factores?

Hablame. Te escucho

.:.

Foto de Lui G. Marín

Anuncios

2 comentarios en “¿Qué es esto que voy a ejecutar? ¿hacia dónde voy?

  1. el enfoque del marco lógico puede ser aplicado al sector privado, la gran ventaja de esta herramienta es que ayuda a comprender de una manera sencilla la lógica, la secuencia (perdón la redundancia) de los proyectos y puede ser un instrumento de disciplina del equipo ejecutor. La desventaja es que es demasiado lineal y a veces es difícil volcar la realidad (que no es rígidamente lineal) a esta herramienta.
    Ahora ya se habla de un instrumento que exige mayor rigurosidad y obliga a pensar de una manera mucho más lineal que el marco lógico; es el Enfoque Lógico que tiene que ver con la Teoría del Cambio.

    Responder
  2. Hola Jorge, me parece que el Marco lógico es una herramienta al final, tiene muchas aplicaciones a campos diferentes de los que se concibió en un principio, es como un martillo, puedes utilizarlo para aplastar nueces y obtendrás un buen resultado aunque el martillo en principio no fue pensado para este objetivo. Ahora lo que mencionas del enfoque lógico y la teoría del Cambio, no estoy familiarizado con esto, si gustas puedes compartir conmigo información al respecto, me gustaría ver como aplicarlo a Dirección de Proyectos.
    Gracias por pasarte por mi blog.
    Cristian.:.

    Responder

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s