A mejor estimación mejor control

El viernes pasado el blog cumplió un mes de vida y puedo afirmar que es una experiencia enriquecedora… me paso la semana completa pensando en la siguiente publicación y de cómo encarar lo que quiero decir.  Y bueno aquí estamos con la publicación de esta semana.

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Hay ocasiones en las que las respuestas a ciertas incógnitas en nuestros proyectos no vienen inmediatamente, sino que hay que meditarlas un tiempo y a menudo son fruto de un pensamiento lateral  ¿Cuántas veces te has encontrado con situaciones de este tipo?

Esta publicación se encontrará cortada en dos, te voy a plantear un problema y al final de la publicación te mencionaré la solución que le di. Lo haré de esta manera para ponerte a pensar un poco en la manera cómo solucionarías el asunto en cuestión (aunque no sea tu rubro de
acción y tengas menos datos de los que consideras necesarios para responder) antes de ver la forma en que yo lo hice.

Supongamos que estás encargado de supervisar el trabajo de personal interno de la empresa que se encarga de hacer diseño arquitectónico en AutoCAD para construcción civil de instalaciones de varios tamaños, desde un terraplén de tierra y caminos de ingreso a un predio, hasta la construcción de instalaciones industriales de varios cientos de metros cuadrados.

Algunos de los trabajos solicitados son más urgentes que otros, independientemente del volumen del diseño.

Los datos históricos y plantillas (diseños previos) son útiles en un pequeño porcentaje debido a que lo que se tiene que diseñar siempre es algo nuevo o con muchas variantes.

Se ha discutido bastante acerca de la forma como encarar el seguimiento a estas actividades, es necesario estimar correctamente su duración en primer lugar. Se trató de que la estimación se base en analizar cuanto tiempo le dedicaba cada dibujante a cada metro cuadrado, pero cada dibujante tiene su ritmo y los metros cuadrados de un trabajo pequeño tienen menos detalles que el de una instalación grande por lo que tomarían menos tiempo. Po rotro lado hay grandes posibilidades que el usuario final vea un avance preliminar del diseño y decida hacer cambios sustanciales. Cabe mencionar que esta es una actividad que se encuentra dentro de la ruta crítica de cada proyecto, puesto que a partir de los diseños terminados (con otros estudios de ingeniería adicionales por supuesto) recién comienza la ejecución de los proyectos.

Dice el refrán: Lo que no se mide, no se puede controlar.

¿Como estimarías la duración de las actividades?

A continuación la solución:

Se optó por clasificar los proyectos solicitados en 3 categorías A, B y C de acuerdo a la urgencia (siendo A la de comienzo inmediato) y la estimación del tiempo se hizo en base al modalidad de estimación a 3 puntos usando la formula PERT.

Al mencionar que los datos históricos servían poco se descarta la Estimación Análoga, al ver la incapacidad de poder echar mano del rendimiento por metro cuadrado de diseño arquitectónico de cada proyecto queda descartada la base de la Estimación Paramétrica.

No solo por descarte, la estimación a 3 valores demuestra su utilidad en el caso citado.

Se capacitó al personal de diseño para que sepa como calcular según juicio de expertos cuanto será el tiempo pesimista, optimista y más probable para calcular el tiempo esperado en base a la formula ya conocida. Se manejaron conceptos simplificados:

  • Tiempo optimista: Si al tener un diseño asignado no se tuviera absolutamente ninguna interrupción y todo saliera perfecto (independientemente si es A, B o C), se encotrara fácilmente lo que se necesite para dibujarlo y las personas a las que se tienen que preguntar detalles respondan de inmediato.
  • Tiempo pesimista: Es si todo saliera mal,  las interrupciones hicieran casi imposible hacer este diseño, falle la computadora la mitad de un diseño y las personas involucradas no colaboren en lo más mínimo.
  • Tiempo más probable: Principalmente basado en una apreciación de trabajos similares (datos históricos como parámetro) o más claramente lo que crees que de verdad va a tomar este trabajo sabiendo que seguro van a imponer hacer algunos trabajos primero y hayan ciertas interrupciones. En condiciones normales (sin tomar en cuenta la presión por tardar menos) cuanto tomará realmente el diseño.

Las formulas de PERT fueron incluidas en la planilla que les envié para que llenen los datos de duraciones de cada proyecto, ellos solo tenían que colocar los tres valores. Se habrán dado cuenta de que fue necesario simplificar conceptos  con el objetivo de hacer la capacitación más efectiva, hablé en un lenguaje que ellos conocían, les expliqué brevemente la formula pero les dije que no hay problema si no entendían, que la tendrían en la casilla correspondiente.

Las repuestas que ustedes me den serán publicadas dentro de un tiempo de manera estadística y sin mencionar nombres.

¿Has usado esta modalidad de estimación antes? contame en que circunstancias.

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Foto de exalunniracchetti

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