Peligros al presentar Informes de avance

Resulta bastante peligroso para el éxito del proyecto el hecho de que la persona que es responsable de dar las actualizaciones del porcentaje de avance a la fecha de estado (data date), lo haga equivocadamente.

Una vez hemos definido nuestra linea de base para medición del progreso del proyecto, le sucede inevitablemente el primer reporte, el primer hito alcanzado o por otro lado algo más común, una fecha específica luego del comienzo del proyecto.

Entonces el Project Manager o quien esté encargado de dar los reportes, evalúa como ha avanzado con el proyecto asignando un porcentaje de avance a cada tarea del cronograma, lo que luego da lugar a tener un porcentaje global de avance de todo el proyecto que es lo que realmente importa a la Gerencia o al Directorio, pero más que importarle un número frió, les interesa más saber la diferencia del estado óptimo (planificado) a lo que estamos actualmente, es decir la Variación del Cronograma (SV por sus siglas en Inglés) y la Variación del Costo (CV por sus siglas en Inglés) según el Método del Valor Ganado (EVM por sus siglas en Inglés).

Lo que se “estila” hacer para presentar un informe gerencial, es construir una linea del tiempo del proyecto comparando avance real contra el avance esperado.

Pero hay una serie de problemas que ocurren con frecuencia al presentar estos informes que evitan que representen más fielmente la realidad del proyecto:

  • Mala estimación del tiempo y/o costos de las actividades de mi proyecto (de esto hablaremos en una siguiente publicación ya que es bastante amplio)
  • Basarse solo en el calendario de tareas y no tomar en cuenta el de recursos (las fechas límites impuestas por el Directorio se tratan de cumplir siempre que se pueda, dependiendo de que tan estricta sea la fecha, se podría priorizar proyectos o entregables específicos, en la vida real suele ser inevitable incumplir con estas fechas si es que hay problemas en el cronograma)
  • Inadecuada recolección y alimentación de datos de avance. Esto es, hacer mediciones “al ojo”, no utilizar un software de gestión de proyectos (Les sorprenderá a algunos saber que esto es normal en la mayoría de los proyectos en empresas de un nivel medio de madurez en gestión de proyectos hacia abajo) y no gestionar cambios en la linea de base de manera adecuada (me refiero a esos adicionales tan usuales en proyectos de Construcción por ejemplo).
  • Error en la interpretación del porcentaje de avance.

De este último es el que me interesa hablar.

En nuestros proyectos nosotros tenemos en términos generales dos tipos de % de avance a una fecha de estado establecida:

  • El %completado, que corresponde al porcentaje de tiempo ocupado en la tarea, es decir el % de tiempo planificado ( PV en inglés) en el momento mencionado.
  • El % físico completado, que corresponde a la cantidad de trabajo ejecutado en comparación con el total.

Explico con un ejemplo que es lo que quiero decir:

Si tengo que construir un muro con 100 ladrillos distribuidos en 5 grupos de 20 de acuerdo a la dificultad (no es lo mismo poner la primera  fila que la segunda o la última) y cada grupo lo tengo que construir luego de que termine el anterior (sí, todas en relación Fin – Comienzo), se comportarían de la siguiente manera:

Asumamos que me piden un reporte al final del día 60, que equivale al 40% de avance en tiempo….

Mi porcentaje de avance físico debería ser 60% por que se espera haber colocado 60 ladrillos. Es este último valor el que se tiene que usar como base de comparación con el estado actual. En la vida real se incurre muy comúnmente en el error de comparar el avance físico real con el %completado en tiempo, lo que da un dato completamente equivocado, dando el aspecto de que el proyecto siempre se encuentra “en verde”.

Decime: ¿Te suena conocido este error típico? ¿Cómo presentás tus informes de avance?

Foto de semeyes.artilanes.net

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