El arte de colaborar desde lejos (I)

¿Te has preguntado alguna vez acerca de cuán eficiente puede ser una persona que trabaje en tu equipo de proyectos de manera virtual?

Conseguir un alto desempeño en nuestros equipos de proyectos o de trabajo es un objetivo que nos hemos planteado alguna vez, al afrontar actividades en grupo. Pero ¿Qué es lo que vuelve “equipo” a un simple grupo de personas? Según menciona Tuckman (1965), todas las personas o grupos humanos pasan por etapas similares a medida que evolucionan en sus relaciones humanas:
Formación, turbulencia, normalización, desempeño y disolución.

Todas estas etapas son muy importantes para volver un conjunto de individualidades: grupo, en un todo interdependiente y sinérgico: equipo, pero lo que hace que sean de alto desempeño es el involucramiento, proactividad y colaboración de sus miembros.

El reto es diferente (por no decir mayor) en los equipos virtuales…

Voy a considerar un ejemplo práctico para mostrarte un panorama más claro de la forma en la que se comportan los equipos virtuales.

La película “Coleccionista de Huesos” del ’99, muestra al policía experimentado Lincoln Rhyme (Denzel Washington) que se encuentra en cama por una lesión severa siendo asignado a un caso difícil de resolver correspondiente a un asesino serial y para ello le designan a una oficial de policía novata llamada Amelia Donaghy (Angelina Jolie) y a un equipo de apoyo forense de la policía en caso que lo necesiten.

Debido a la imposibilidad de Lincoln (SME o Project Manager) de trasladarse al lugar de los hechos (localización geográfica del Proyecto), tenía que asignar tareas específicas a Amelia (equipo del proyecto),  por lo que tenían que valerse de herramientas de colaboración virtual para poder estar en un constante intercambio de información.

Cada vez que se encontraban con una nueva pista o un asesinato atribuible al mismo asesino serial investigado, Lincoln, siendo el experto, hacía preguntas específicas a Amelia para intentar ver a través de ella los detalles del incidente, virtualmente él estaba allí, pero era Amelia la que hacía el trabajo siguiendo sus instrucciones.

Amelia a pesar de ser novata mostraba mucha entereza y realmente se sentía involucrada en el proyecto, por lo que eventualmente salvaron a una persona (stakeholder/cliente del proyecto)… y no les cuento más, espero que la vean.

Dadas las características y el objetivo logrado, puedo afirmar que este equipo virtual fue de alto desempeño y que Lincoln logro ser eficaz y eficiente a pesar de no estar en el lugar de los hechos. En los equipos virtuales los retos de comunicación son mayores, dado que se pierde toda la comunicación no verbal que constituye el 55-60% de la comunicación. Este equipo mantuvo todo el tiempo una comunicación fluida entre los miembros del equipo, incluso superior a la que un equipo in-situ lo haría.

La metodología del trabajo tradicional da lugar a que siempre busquemos trabajos en grupo con la presencia cara-a-cara de los demás integrantes, en consecuencia cuando nos enfrentamos al nuevo reto de integrar un equipo virtual tratamos de hacerlo de la manera más parecida posible a la presencial: videoconferencias y llamadas telefónicas, quedando en segundo plano la comunicación unidireccional.

En los equipos virtuales se percibe en mayor proporción la diferencia de tiempo que cada persona le dedica a cada actividad del proyecto asignado. Si un componente de este equipo decidiera simplemente perderse del mapa, es muy difícil ponerse en contacto con aquella persona para hacerla reflexionar acerca de los objetivos del proyecto o saber si en medio de una videoconferencia no está respondiendo correos por ejemplo.

Eventualmente veremos la necesidad de contratar a un Subject Matter Expert que no esté en nuestro rango geográfico cercano, y tratando de no encarecer la contratación de esa persona tendremos que ocupar herramientas de comunicación de equipos virtuales. Hay ciertas técnicas para poder encarar efectivamente la formación de equipos virtuales o mixtos, las cuales tocaremos en la continuación de este artículo.

Ahora contame por favor ¿has tenido oportunidad de participar en un equipo virtual? ¿te sentiste cómodo en ese entorno?¿tuviste problemas idiomáticos o tal vez de husos horarios?¿como los resolviste?

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